مدیران بسیاری وجود دارند که همه یا حداقل بخشی از تیم‌شان را باید به طور مجازی و از راه دور مدیریت کنند. اعضای این تیم‌ها ممکن است فقط دو سه روز در هفته حضور فیزیکی در شرکت داشته باشند و یا اینکه کاملا از راه دور کار کنند. ممکن است ساکن شهرهای دوردست باشند، در کشوری دیگر زندگی کنند یا حتی منطقه زمانی‌شان کاملا با محل قرارگرفتن شرکت متفاوت باشد…

چطور می‌شود با چنین تیمی جلسات طوفان فکری مفید و پربازده برگزار کرد؟ این سوالی است که مدیران تیم‌های مجازی به پاسخش نیاز مبرمی دارند. همین موضوع است که باعث شده مفهوم طوفان فکری آنلاین، توجه بسیاری را به خود جذب کند.

مزایا و معایب ابزارهای آنلاین

طوفان فکری آنلاین می‌تواند از طوفان فکری رودررو هم بهتر جواب بدهد. نتایج یک پژوهش علمی که در این مورد انجام شده بود نشان داد که تیم‌هایی که از روش‌های آنلاین برای طوفان فکری استفاده می‌کردند، ایده‌های خاص‌تر، قوی‌تر و با کیفیت‌تری داشتند تا آنهایی که متد مرسوم طوفان فکری را به کار می‌بستند.

یک تحقیق دیگر هم به این نتیجه رسید که طوفان فکری آنلاین باعث می‌شود اعضای گروه احساس برابری بیشتری کنند و رضایت بیشتری داشته باشند.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های طوفان فکری آنلاین، کمکی است که به افراد خجالتی تیم می‌کند. این دسته از اعضای تیم که اعتمادبه‌نفس‌شان چندان بالا نیست، می‌توانند در طوفان فکری آنلاین راحت‌تر مشارکت داشته باشند و بدون اینکه از طرف همکاران لجوج و یک‌دنده احساس فشار کنند، ایده بزنند و پیشنهاد بدهند. بعضی ابزارهای طوفان فکری آنلاین هم باعث می‌شوند ایده‌ها ناشناس باقی بمانند و همین درمیان گذاشتن، ارائه ایده‌های عجیب و دور از ذهن را برای افراد راحت‌ می‌کند. همچنین به کمک برخی از ابزارها، دیگر لازم نیست کسی جلسه را رهبری کند یا از ایده‌ها یادداشت بردارد.

اگر درست و حسابی از طوفان فکری آنلاین استفاده شود، این روش می‌تواند منجر به جمع آوری ایده‌های خلاق و دور از ذهن شود، افراد خجالتی را در بحث دخیل کند و به طور خودکار تمامی ایده‌ها را در یک جا ثبت نماید.

اما همچون تمام روش‌های اینترنتی، ابزارهای طوفان فکری آنلاین هم نیازمند اینترنت نسبتا خوب هستند. قطع شدن مداوم اینترنت و سرعت کم ممکن است مانع شرکت افراد در جلسه شود.

همچنین ممکن است افراد تیم برای استفاده از این ابزارها نیاز به آموزش و نظارت داشته باشند؛ بخصوص اگر برنامه‌ی مورد استفاده برای‌شان جدید باشد. برای حل مسائل این چنینی، قبل از شروع جلسه، زمانی را به توضیح دادن نحوه‌ی استفاده از ابزارها اختصاص بدهید. همچنین می‌توانید از یکی از همکاران وارد به علوم کامپیوتر بخواهید تا برای حل مشکلات احتمالی آنجا حضور داشته باشد.

ابزارهای طوفان فکری آنلاین

ابزارهای فراوانی برای طوفان فکری وجود دارند که هم ساده باشند و هم مفید. پیشنهادهایی که در زیر آورده‌ایم را تست کنید تا بتوانید برنامه‌‌ای بیابید که به درد تیم خودتان بخورد.
 

• گوگل درایو (Google Drive)

یک فایل وُرد یا اکسل در گوگل درایو بسازید و یا یک فایل آماده را آپلود کنید. به تمام اعضای تیم دسترسی ویرایش این فایل را بدهید و از همه بخواهید ایده‌هایشان را در آن وارد کنند. خوبی استفاده از گوگل درایو این است که لازم نیست همه همزمان آنلاین باشند. می‌شود یک جلسه‌ی طوفان فکری را برای چند روز ادامه داد. اعضا می‌توانند مدام ایده‌های جدیدشان را اضافه کنند و کسانی که در منطقه‌ی زمانی متفاوتی زندگی می‌کنند هم به مشکل نمی‌خورند.

• مسنجرها و نرم‌افزارهای چت

اگر تمام اعضای تیم‌تان بتوانند همزمان آنلاین شوند، از مسنجرهایی مثل تلگرام، واتس‌آپ یا اسکایپ هم می‌شود برای طوفان فکری استفاده کرد. یک چت گروهی بسازید و در ساعت شروع جلسه، همه‌ی اعضای تیم را به ان اضافه کنید. به همین سادگی!

• پایگاه‌های ذخیره‌ی ابری (Cloud-Based)

پایگاه‌های ذخیره ابری، وبسایت‌ها و برنامه‌هایی هستند که اطلاعات مورد نظر شما را روی سرور خود ذخیره می‌کنند و شما می‌توانید به‌صورت آنلاین به آنها دسترسی داشته باشید و به هرکس که خواستید هم اجازه دسترسی به فایل‌هایتان را بدهید. شرکت‌هایی که کارمندان از راه دور دارند، معمولا از این پایگاه‌ها برای مدیریت تیم استفاده می‌کنند. وجهه مثبت این روش این است که بسیاری از این پایگاه‌ها خودشان قالب‌ها و ابزارهای آماده درون خود دارند که برای ایده‌یابی و خلاصه کردن بحث‌ها به شما کمک می‌کند. از پایگاه‌های ذخیره‌ی ابری خوب می‌شود به استورم‌بورد(Stormboard)، اسلک (Slack) و دراپ‌باکس (Dropbox) اشاره کرد.

غلبه بر معضل فوران اطلاعات

در مفید بودن طوفان فکری آنلاین شکی نیست، اما پژوهشی نشان داده که استفاده از این روش می‌تواند به فوران اطلاعات هم بیانجامد. اعضای تیم ممکن است از سیل انبوه اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته می‌شود کلافه شوند، نتوانند از ایده‌های بقیه‌ به خوبی برای پیدا کردن راه حل‌های جدید استفاده کنند، از روند سریع بحث گیج شوند و خلاصه نتوانند کارشان را درست انجام دهند؛ مشکل فوران اطلاعات بخصوص زمانی اتفاق می‌افتد که تیم بزرگ باشد و یا اعضای یک‌دنده و خودرای در آن زیاد باشند.

یک راه برای حل این مسئله این است که کاری کنیم سرعت رسیدن اطلاعات به اعضا کمی پایین بیاید. این کار باعث می‌شود هرکس برای هضم اطلاعات دریافت شده وقت بیش‌تری در اختیار داشته باشد و در عین حال بتواند برای ایده زدن به کمک این اطلاعات جدید، وقت کافی بگذارد. ابزارهایی مثل گوگل درایو اینجا مفید واقع می‌شوند؛ چرا که کاربران می‌توانند هر کدام هرقدر وقت لازم دارند بگذارند و بعد اطلاعات جدیدتر را مشاهده کنند. یک راه دیگر هم این است که یک نفر نقش تسهیل‌کننده را ایفا کرده و سرعت بحث‌ها را کنترل کند.